Indicateur Qualiopi 12 : Prévention des abandons
Cet indicateur vérifie que vous mettez en place des actions documentées pour prévenir les abandons : relances, accompagnement personnalisé, points d'étape.
Ce que dit le référentiel Qualiopi
"Le prestataire décrit et met en œuvre les mesures pour favoriser l'engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours."
— Référentiel National Qualité, V9 (janvier 2024)
L'indicateur 12 s'assure que vous êtes proactif face aux risques de décrochage et que vous documentez vos actions de prévention.
Niveau attendu
Démontrer que vous identifiez les risques d'abandon et que vous mettez en œuvre des actions concrètes pour les prévenir, avec des preuves traçables de ces actions.
Pourquoi cet indicateur est essentiel
La prévention des abandons est cruciale pour la qualité de vos formations. Elle permet de :
- Maximiser les chances de réussite des apprenants
- Améliorer vos indicateurs (taux de complétion, satisfaction)
- Rassurer les financeurs sur l'efficacité de vos formations
- Démontrer votre engagement qualité auprès de l'auditeur
Les actions de prévention possibles
Plusieurs types d'actions peuvent être mis en place selon les situations :
Relances ciblées
- • Emails de rappel après absence
- • Appels téléphoniques personnalisés
- • SMS de suivi
- • Relances automatisées
Accompagnement individuel
- • Entretiens de suivi
- • Points d'étape réguliers
- • Écoute des difficultés
- • Orientation si besoin
Suivi des présences
- • Émargement systématique
- • Analyse des absences
- • Alertes en cas d'absences répétées
- • Tableau de bord de suivi
Adaptations du parcours
- • Modification du rythme
- • Report de session
- • Changement de modalité
- • Ressources complémentaires
Quelles preuves Qualiopi fournir pour l'indicateur 12 ?
L'auditeur vérifiera que vous agissez concrètement pour prévenir les abandons. Voici les éléments de preuve les plus courants :
Traces de relances
- • Emails de relance avec date
- • Historique des appels
- • Logs de relances automatiques
Suivi des présences
- • Feuilles d'émargement
- • Tableaux d'assiduité
- • Statistiques d'absences
Comptes-rendus
- • Notes d'entretiens individuels
- • Bilans de points d'étape
- • Observations documentées
Processus formalisé
- • Procédure de prévention
- • Critères de déclenchement
- • Workflow documenté
Types de non-conformités
Non-conformité mineure
- • Actions de prévention mais peu documentées
- • Relances informelles non tracées
- • Suivi des présences irrégulier
Non-conformité majeure
- • Aucune action de prévention formalisée
- • Pas de suivi des présences/absences
- • Abandons non analysés ni documentés
Erreurs fréquentes à éviter
- ×Relances uniquement orales : pas de trace écrite des actions
- ×Réaction tardive : attendre plusieurs absences avant d'agir
- ×Absence de processus : actions au cas par cas sans méthodologie
- ×Pas d'analyse des abandons : ne pas comprendre les causes
- ×Suivi des présences négligé : émargement non exploité
Conseil pratique
Définissez un seuil d'alerte clair (ex : 2 absences consécutives) qui déclenche automatiquement une action de relance. Ce processus simple, s'il est documenté et appliqué, satisfait l'auditeur.
Comment Planor vous aide à satisfaire l'indicateur 12
Planor est un logiciel de gestion pour organisme de formation qui facilite la détection des risques d'abandon et la traçabilité de vos actions. Voici comment :
Suivi des présences en temps réel
Feuilles d'émargement en ligne avec signature numérique. Tableau interactif visualisant les absences par apprenant et par session.
Identification des apprenants à risque
Visualisez en un coup d'œil les apprenants avec des absences répétées pour agir rapidement avant le décrochage.
Relances ciblées et tracées
Envoyez des relances par session ou individuellement. Chaque envoi est daté et conservé dans le dossier apprenant.
Centralisation des échanges
Tous les emails et observations sont centralisés, permettant de documenter l'accompagnement réalisé.
Export pour l'audit
Toutes les preuves sont consultables et exportables, prêtes à être présentées à l'auditeur.
Ainsi, même lorsque les actions de prévention relèvent du pilotage manuel, Planor permet d'en démontrer l'existence et la traçabilité.
Glossaire des termes
Questions fréquentes sur l'indicateur 12
Qu'entend-on par prévention des abandons ?
Il s'agit de mettre en place des actions visant à détecter les risques de décrochage (absences, difficultés, désengagement) et à réagir pour maintenir l'apprenant dans son parcours de formation. Cela inclut les relances, les entretiens, les adaptations pédagogiques.
Comment détecter les risques d'abandon ?
Plusieurs signaux peuvent alerter : absences répétées, retards fréquents, non-remise des travaux, participation en baisse, difficultés exprimées, résultats d'évaluation en chute. Le suivi régulier des présences est le premier indicateur.
Quelles actions de prévention mettre en place ?
Les actions varient selon le contexte : relances par email ou téléphone, entretiens individuels, adaptation du rythme ou des modalités, mise en relation avec un tuteur, proposition de ressources complémentaires, médiation si conflits.
Faut-il documenter chaque action de prévention ?
Oui, l'auditeur attend des preuves traçables : emails de relance avec date, comptes-rendus d'entretiens, notes dans le dossier apprenant, modifications documentées du parcours. Sans trace, il sera difficile de démontrer vos actions.
Que faire si un apprenant abandonne malgré les actions ?
L'objectif n'est pas d'empêcher tout abandon, mais de démontrer que vous avez mis en œuvre des actions préventives. Documentez les démarches réalisées et les raisons de l'abandon si elles vous sont communiquées.
Comment un logiciel peut-il aider pour l'indicateur 12 ?
Un logiciel de gestion pour organisme de formation permet de suivre les présences en temps réel, d'identifier les apprenants à risque, d'envoyer des relances ciblées et tracées, et de centraliser toutes les preuves d'accompagnement.
Prévenez les abandons efficacement
Planor vous aide à suivre vos apprenants, identifier les risques et documenter vos actions de prévention pour l'audit.
Référentiel : Guide de lecture V9 du Référentiel National Qualité (8 janvier 2024)