Indicateur Qualiopi 21 : Compétences des intervenants
Cet indicateur vérifie que vous êtes en mesure de démontrer les compétences de vos formateurs : CV à jour, attestations, diplômes et un processus rigoureux de sélection des intervenants.
Ce que dit le référentiel Qualiopi
"Le prestataire s'assure de l'adéquation des compétences des personnels salariés et/ou bénévoles (en charge de la réalisation des prestations et de l'accompagnement des bénéficiaires) aux prestations délivrées."
— Référentiel National Qualité, V9 (janvier 2024)
Pour l'indicateur 21, l'auditeur s'assure que vos formateurs disposent des compétences nécessairespour animer les formations et accompagner les apprenants, et que vous êtes en mesure de le prouver.
Niveau attendu
Démontrer que les intervenants disposent des compétences requises pour les formations qu'ils animent, via des preuves documentées (CV, diplômes, attestations) et un processus de sélection ou d'évaluation formalisé.
Pourquoi cet indicateur est essentiel
La compétence des formateurs est le socle de la qualité pédagogique. Un organisme de formation doit pouvoir garantir à ses clients :
- Des intervenants qualifiés maîtrisant le sujet et les méthodes pédagogiques
- Une sélection rigoureuse basée sur des critères objectifs et vérifiables
- Une mise à jour des compétences pour rester en phase avec les évolutions métiers
- Une traçabilité complète des qualifications pour rassurer financeurs et auditeurs
Quelles compétences documenter ?
Pour chaque formateur intervenant dans vos formations, vous devez pouvoir justifier de ses compétences. Voici les éléments à conserver :
Parcours professionnel
- • CV à jour et daté
- • Expériences professionnelles détaillées
- • Parcours de formation initiale
- • Historique des interventions
Diplômes et certifications
- • Diplômes en lien avec les formations
- • Certifications professionnelles
- • Titres enregistrés au RNCP/RS
- • Attestations de réussite
Habilitations spécifiques
- • Habilitations réglementaires
- • Accréditations organismes
- • Agréments spécifiques
- • Attestations de compétences
Formation continue
- • Attestations de formation suivies
- • Participations à des conférences
- • Certifications récentes
- • Veille professionnelle documentée
Quelles preuves Qualiopi fournir pour l'indicateur 21 ?
L'auditeur vérifiera que vous disposez des preuves de compétences et d'un processus de sélection. Voici les éléments couramment demandés :
Dossiers formateurs
- • Fiches individuelles formateurs
- • CV à jour avec date
- • Copies des diplômes et certifications
Processus de sélection
- • Procédure de recrutement documentée
- • Grille d'évaluation des candidatures
- • Critères de sélection formalisés
Adéquation compétences/formations
- • Matrice compétences/formations
- • Notes de justification des choix
- • Affectations formateurs/programmes
Suivi et mise à jour
- • Tableau de suivi des habilitations
- • Historique des mises à jour CV
- • Plan de développement des compétences
Types de non-conformités
Non-conformité mineure
- • CV présents mais non datés ou anciens
- • Attestations incomplètes pour certains formateurs
- • Processus de sélection peu formalisé
Non-conformité majeure
- • Absence de CV ou attestations pour les formateurs
- • Impossibilité de démontrer l'adéquation compétences/formations
- • Aucun processus de sélection identifiable
Erreurs fréquentes à éviter
- ×CV obsolètes : des CV de plus de 2 ans sans mise à jour ni date
- ×Documents dispersés : impossible de retrouver les justificatifs le jour de l'audit
- ×Pas de lien formation/formateur : difficile de prouver qui intervient sur quoi
- ×Formateurs externes oubliés : sous-traitants sans dossier de compétences
- ×Habilitations périmées : certifications expirées non renouvelées
Conseil pratique
Créez une fiche formateur standardisée pour chaque intervenant, avec une section par type de document (identité, diplômes, habilitations, formations suivies). Ajoutez une date de dernière mise à jour et un rappel annuel pour vérifier l'actualité du dossier.
Comment Planor vous aide à satisfaire l'indicateur 21
Planor est un logiciel de gestion pour organisme de formation conçu pour simplifier votre conformité Qualiopi. Pour l'indicateur 21, voici comment il vous accompagne :
Création de fiches formateurs
Créez une fiche complète pour chaque intervenant : informations personnelles, coordonnées, spécialités, et toutes les données utiles pour le suivi.
Stockage des CV et attestations
Importez et conservez les CV à jour, diplômes, certifications et habilitations de chaque formateur. Tous les documents sont centralisés et accessibles en un clic.
Gestion de plusieurs documents par formateur
Chaque formateur peut avoir plusieurs documents associés : CV, diplômes, attestations diverses. Mettez-les à jour facilement quand nécessaire.
Association aux formations et sessions
Affectez vos formateurs aux formations et sessions. Cette association permet de démontrer la cohérence entre leurs compétences et les programmes animés.
Conservation centralisée pour l'audit
Tous les éléments de qualification sont conservés dans un espace dédié, consultable et exportable à tout moment. En cas d'audit, retrouvez instantanément les preuves.
Même si l'analyse de l'adéquation entre compétences et formation reste pilotée par votre organisme, Planor permet d'en démontrer la cohérence via les documents et les affectations, conformément aux exigences de l'indicateur Qualiopi 21.
Glossaire des termes
Questions fréquentes sur l'indicateur 21
Quels documents faut-il conserver pour les formateurs ?
Vous devez conserver les CV à jour, les diplômes et certifications pertinents, les attestations de formation continue, et tout document attestant des compétences spécifiques requises pour les formations dispensées (habilitations, accréditations, etc.).
À quelle fréquence faut-il mettre à jour les CV des formateurs ?
Les CV doivent être mis à jour régulièrement, idéalement une fois par an minimum, et systématiquement lorsqu'un formateur acquiert de nouvelles compétences ou certifications. Un CV datant de plus de 2 ans sera généralement considéré comme obsolète par l'auditeur.
Comment démontrer l'adéquation entre compétences et formations ?
L'adéquation peut être démontrée via une matrice de correspondance entre les compétences du formateur et les thématiques de formation, les attestations de qualification spécifique, ou une note justifiant le choix de l'intervenant pour chaque programme.
Doit-on avoir un processus formalisé de sélection des formateurs ?
Oui, l'indicateur 21 demande de démontrer l'existence d'un processus de sélection. Cela peut être une grille d'évaluation des candidatures, une procédure documentée de recrutement, ou un cahier des charges définissant les critères de sélection.
Comment gérer les formateurs externes ou sous-traitants ?
Les mêmes exigences s'appliquent aux formateurs externes. Vous devez disposer de leurs CV, attestations, et d'une convention ou contrat précisant leurs qualifications. Le sous-traitant doit également justifier de ses propres processus qualité.
Comment un logiciel peut-il aider pour l'indicateur 21 ?
Un logiciel de gestion pour organisme de formation permet de centraliser les fiches formateurs avec leurs CV et attestations, de suivre les dates de validité des habilitations, d'associer les formateurs aux formations, et de retrouver instantanément les preuves en cas d'audit.
Centralisez les compétences de vos formateurs
Planor vous aide à gérer les fiches formateurs, stocker leurs CV et attestations, et retrouver instantanément les preuves lors de votre audit Qualiopi.
Référentiel : Guide de lecture V9 du Référentiel National Qualité (8 janvier 2024)