Indicateur Qualiopi 9 : Information des bénéficiaires
Cet indicateur vérifie que vous transmettez aux bénéficiaires les documents nécessaires avant le démarrage de la formation : convocation, programme, règlement intérieur.
Ce que dit le référentiel Qualiopi
"Le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation."
— Référentiel National Qualité, V9 (janvier 2024)
L'indicateur 9 s'assure que les apprenants disposent de toutes les informations pratiques et pédagogiques avant de commencer leur formation.
Niveau attendu
Démontrer que chaque bénéficiaire reçoit, avant le démarrage de la formation, les informations relatives au déroulement : dates, lieu, horaires, programme, règlement intérieur et informations pratiques.
Pourquoi cet indicateur est essentiel
Informer les bénéficiaires en amont permet de :
- Faciliter l'organisation du participant (transport, hébergement, absence au travail)
- Réduire les absences et les abandons en cours de formation
- Clarifier les attentes sur le contenu et les modalités pédagogiques
- Respecter les obligations légales (règlement intérieur)
Les documents à transmettre avant la formation
Voici les éléments que l'auditeur s'attend à trouver dans vos dossiers :
Convocation
- • Dates et horaires de la formation
- • Lieu (adresse ou lien de connexion)
- • Nom du formateur
- • Contact en cas de question
Programme de formation
- • Objectifs pédagogiques
- • Contenu détaillé
- • Modalités pédagogiques
- • Modalités d'évaluation
Règlement intérieur
- • Règles de fonctionnement
- • Mesures de santé et sécurité
- • Procédures disciplinaires
- • Représentation des stagiaires
Informations pratiques
- • Accès au lieu (plan, parking)
- • Restauration possible
- • Matériel à apporter
- • Prérequis techniques (distanciel)
Quelles preuves Qualiopi fournir pour l'indicateur 9 ?
L'auditeur vérifiera que vous informez effectivement les bénéficiaires. Voici les éléments de preuve les plus courants :
Preuves d'envoi
- • Emails de convocation avec date
- • Accusés de réception
- • Historique d'envoi du logiciel
Documents transmis
- • Modèles de convocation
- • Programmes types
- • Règlement intérieur en vigueur
Processus formalisé
- • Procédure d'envoi documentée
- • Délais d'envoi prévus
- • Workflow automatisé
Dossiers apprenants
- • Convocation dans le dossier
- • Date d'envoi tracée
- • Historique consultable
Types de non-conformités
Non-conformité mineure
- • Informations transmises mais incomplètes
- • Envoi tardif sur certaines sessions
- • Règlement intérieur non systématiquement joint
Non-conformité majeure
- • Absence de convocation formalisée
- • Aucune preuve d'information préalable
- • Règlement intérieur inexistant ou jamais communiqué
Erreurs fréquentes à éviter
- ×Pas de convocation formelle : simples informations orales ou SMS non tracés
- ×Envoi le jour J : documents transmis le matin même de la formation
- ×Règlement non adapté : règlement d'un autre organisme ou obsolète
- ×Pas de traçabilité : impossible de prouver la date d'envoi
- ×Informations incomplètes : lieu ou horaires manquants
Conseil pratique
Créez un workflow automatisé qui déclenche l'envoi de la convocation dès qu'une inscription est validée. Paramétrez l'envoi à J-10 ou J-7 avant la formation. Cela garantit la régularité et vous évite les oublis.
Comment Planor vous aide à satisfaire l'indicateur 9
Planor est un logiciel de gestion pour organisme de formation conçu pour automatiser l'information des bénéficiaires. Voici comment il vous accompagne :
Génération automatique des convocations
Créez des convocations pré-remplies avec toutes les informations requises : dates, lieu, horaires, formateur, programme en pièce jointe.
Envoi automatique ou manuel
Paramétrez l'envoi automatique à J-X avant la formation, ou envoyez manuellement en un clic depuis le dossier de l'apprenant.
Traçabilité complète
Chaque envoi est daté et horodaté. L'historique des transmissions est conservé dans le dossier apprenant, prêt pour l'audit.
Centralisation des documents
Convocation, programme, règlement intérieur : tous les documents sont regroupés dans le dossier de l'apprenant, consultables et exportables.
Relances automatiques
Si un document n'est pas envoyé ou si une action est en attente, recevez une alerte pour ne rien oublier.
Ainsi, les bénéficiaires disposent de toutes les informations nécessaires avant le démarrage, et vous pouvez démontrer votre conformité Qualiopi.
Glossaire des termes
Questions fréquentes sur l'indicateur 9
Quels documents doivent être transmis avant la formation ?
Vous devez transmettre au minimum : la convocation (date, lieu, horaires), le programme de formation, le règlement intérieur. Selon les cas, ajoutez : le livret d'accueil, les prérequis techniques (pour le distanciel), les informations pratiques (accès, restauration).
Quand faut-il envoyer ces documents ?
Les documents doivent être transmis suffisamment en amont pour permettre au bénéficiaire de s'organiser. Un délai de 7 à 15 jours avant le démarrage est généralement recommandé, sauf cas particuliers (inscription tardive).
Comment prouver l'envoi des documents ?
Conservez les preuves d'envoi : emails avec date et heure, accusés de réception, captures d'écran de votre outil d'envoi, historique des transmissions dans votre logiciel de gestion.
Le règlement intérieur est-il obligatoire ?
Oui, le règlement intérieur doit être porté à la connaissance des stagiaires avant leur entrée en formation. Il fixe les règles de fonctionnement, les mesures de santé et sécurité, et les procédures disciplinaires.
Que faire pour les inscriptions de dernière minute ?
Transmettez les documents dès l'inscription confirmée, même quelques jours avant. Documentez le cas particulier et assurez-vous que le bénéficiaire a bien reçu et pris connaissance des informations essentielles.
Comment un logiciel peut-il aider pour l'indicateur 9 ?
Un logiciel de gestion pour organisme de formation automatise l'envoi des convocations et programmes, assure la traçabilité des dates d'envoi, centralise les documents dans le dossier apprenant et permet de retrouver facilement les preuves en cas d'audit.
Automatisez vos convocations
Planor vous aide à envoyer les bonnes informations au bon moment, et à conserver toutes vos preuves pour l'audit.
Référentiel : Guide de lecture V9 du Référentiel National Qualité (8 janvier 2024)