Indicateur Qualiopi 18 : Coordination des intervenants
Cet indicateur vérifie que vous assurez une coordination effective entre les différents intervenants d'une même formation.
Ce que dit le référentiel Qualiopi
"Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externes."
— Référentiel National Qualité, V9 (janvier 2024)
L'indicateur 18 s'assure que lorsque plusieurs intervenants participent à une même action de formation, ils sont coordonnés efficacement.
Indicateur non applicable ?
Si vous êtes seul intervenant pour l'ensemble de vos formations, cet indicateur ne s'applique pas. Vous devrez simplement le justifier à l'auditeur. Dès que vous faites appel à d'autres formateurs (salariés, sous-traitants, co-intervenants), l'indicateur s'applique.
Niveau attendu
Démontrer que vous organisez la coordination entre les différents intervenants d'une formation, avec des preuves traçables (réunions, échanges, documents de transmission).
Pourquoi cet indicateur est essentiel
Une bonne coordination entre intervenants garantit :
- La cohérence pédagogique tout au long du parcours
- La continuité de l'accompagnement des apprenants
- L'absence de redondances ou de lacunes dans le programme
- La transmission d'informations sur les difficultés rencontrées
Les méthodes de coordination
Plusieurs approches permettent d'assurer la coordination entre intervenants :
Réunions pédagogiques
- • Réunions de lancement
- • Points d'étape réguliers
- • Bilans de fin de formation
- • Réunions inter-sessions
Documents de liaison
- • Fiches de transmission
- • Notes pédagogiques
- • Consignes pour la suite
- • Points d'attention
Planning partagé
- • Calendrier commun
- • Répartition des modules
- • Synchronisation des agendas
- • Visibilité sur l'ensemble
Échanges tracés
- • Emails de coordination
- • Messagerie interne
- • Espace collaboratif
- • Commentaires sur sessions
Quelles preuves Qualiopi fournir pour l'indicateur 18 ?
L'auditeur vérifiera que la coordination est effective et documentée. Voici les éléments de preuve les plus courants :
Comptes-rendus de réunions
- • Date et participants
- • Sujets abordés
- • Décisions prises
Fiches de liaison
- • Progression réalisée
- • Difficultés rencontrées
- • Consignes pour la suite
Plannings partagés
- • Répartition des interventions
- • Invitations aux formateurs
- • Exports de calendrier
Échanges archivés
- • Emails de coordination
- • Notes internes
- • Historique des messages
Types de non-conformités
Non-conformité mineure
- • Coordination effective mais peu formalisée
- • Réunions non systématiquement documentées
- • Fiches de liaison incomplètes
Non-conformité majeure
- • Aucune preuve de coordination
- • Intervenants travaillant en silos
- • Incohérences pédagogiques constatées
Erreurs fréquentes à éviter
- ×Coordination uniquement orale : aucune trace des échanges
- ×Réunions sans compte-rendu : pas de preuve documentée
- ×Plannings non partagés : chaque intervenant travaille isolément
- ×Transmission informelle : pas de fiche de liaison entre intervenants
- ×Sous-traitants oubliés : coordination uniquement pour les internes
Conseil pratique
Créez un modèle de fiche de liaison simple (5 rubriques : date, module traité, progression, difficultés, consignes) que chaque intervenant remplit en fin de session. Cette habitude simple satisfait l'indicateur.
Comment Planor vous aide à satisfaire l'indicateur 18
Planor est un logiciel de gestion pour organisme de formation qui facilite la coordination entre vos intervenants. Voici comment :
Association multi-formateurs
Associez plusieurs formateurs à une même formation ou session. Chacun a accès aux informations nécessaires.
Planning partagé
Planification des sessions avec export vers les calendriers des intervenants (Outlook, Google Calendar).
Centralisation des échanges
Emails intégrés et messagerie pour coordonner les intervenants. Tous les échanges sont conservés dans le dossier formation.
Notes et consignes
Consignez des notes, consignes et informations pédagogiques liées aux sessions, accessibles à tous les intervenants.
Export pour l'audit
Toutes les preuves de coordination sont conservées et exportables en cas d'audit.
Ainsi, même lorsque certaines actions de coordination sont documentées manuellement, Planor permet d'en centraliser les traces et de démontrer la coordination effective.
Glossaire des termes
Questions fréquentes sur l'indicateur 18
Cet indicateur s'applique-t-il si je suis formateur indépendant seul ?
Non, l'indicateur 18 est un indicateur non applicable si vous êtes seul intervenant pour toutes vos formations. Dans ce cas, il suffit de le justifier à l'auditeur. Cependant, si vous faites appel à des co-intervenants ou sous-traitants, même occasionnellement, l'indicateur s'applique.
Qu'est-ce qu'une fiche de liaison ?
Une fiche de liaison est un document de transmission d'informations entre intervenants successifs sur une même formation. Elle contient les éléments clés : progression réalisée, difficultés rencontrées, points d'attention pour la suite, observations sur les apprenants.
Les réunions pédagogiques doivent-elles être formelles ?
Pas nécessairement très formelles, mais elles doivent laisser une trace. Un compte-rendu écrit, même simple (date, participants, sujets abordés, décisions prises), suffit à démontrer la coordination.
Comment coordonner des intervenants à distance ?
Utilisez des outils numériques : visioconférences avec compte-rendu, emails de coordination archivés, espace partagé pour les documents, planning en ligne accessible à tous. L'essentiel est de tracer les échanges.
Quelle fréquence pour les réunions de coordination ?
Il n'y a pas de fréquence imposée. Adaptez-la à vos besoins : avant chaque session, en début de parcours, lors de changement d'intervenant. L'important est de prouver une coordination effective, pas une fréquence minimum.
Comment un logiciel peut-il aider pour l'indicateur 18 ?
Un logiciel de gestion pour organisme de formation permet d'associer plusieurs formateurs aux sessions, de partager un planning commun, de centraliser les échanges et notes, et de conserver toutes les preuves de coordination.
Coordonnez vos intervenants facilement
Planor vous aide à planifier, échanger et documenter la coordination entre vos formateurs.
Référentiel : Guide de lecture V9 du Référentiel National Qualité (8 janvier 2024)