Indicateur Qualiopi 23 : Veille légale et réglementaire
Cet indicateur vérifie que vous effectuez une veille active sur les évolutions légales et réglementairesde la formation professionnelle, et que vous êtes en mesure d'en apporter les preuves.
Ce que dit le référentiel Qualiopi
"Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements."
— Référentiel National Qualité, V9 (janvier 2024)
Pour l'indicateur 23, l'auditeur vérifie que vous suivez les évolutions du cadre légal et que vous adaptez vos pratiques en conséquence. Il ne suffit pas de lire : il faut conserver des traces.
Niveau attendu
Démontrer une démarche de veille organisée : sources identifiées, consultation régulière, analyse des évolutions pertinentes, et adaptation des pratiques si nécessaire. Le tout avec des traces documentées.
Pourquoi cet indicateur est essentiel
Le cadre de la formation professionnelle évolue régulièrement : réformes, modifications des financements, évolutions des certifications. Une veille active permet de :
- Rester conforme aux obligations légales et réglementaires
- Anticiper les changements avant qu'ils ne deviennent obligatoires
- Adapter vos pratiques administratives : contrats, conventions, informations légales
- Maintenir la qualité de l'information transmise aux stagiaires et financeurs
Quelles sources utiliser pour la veille ?
Voici les principales sources à consulter pour rester informé des évolutions légales et réglementaires :
Sources officielles
- • Ministère du Travail
- • France Compétences
- • Légifrance (textes de loi)
- • DGEFP, DREETS
Presse spécialisée
- • Centre Inffo
- • Défi Métiers
- • L'Inffo Formation
- • Actualités formation (AEF)
Fédérations et réseaux
- • FFP (Fédération de la Formation)
- • Synofdes
- • OPCO de votre branche
- • Réseaux régionaux (Carif-Oref)
Autres ressources
- • Newsletters d'organismes certificateurs
- • Blogs spécialisés formation
- • Webinaires et conférences
- • Groupes LinkedIn professionnels
Quelles preuves Qualiopi fournir pour l'indicateur 23 ?
L'auditeur vérifiera que votre veille est réelle et documentée. Voici les preuves les plus courantes :
Sources et abonnements
- • Liste des sources consultées
- • Abonnements newsletters
- • Adhésions fédérations professionnelles
Notes de veille
- • Synthèses des évolutions identifiées
- • Captures d'écran d'articles clés
- • Fiches de lecture datées
Mises à jour des pratiques
- • Tableau de suivi des modifications
- • Documents mis à jour (conventions, CGV)
- • Notes d'impact des évolutions
Participations
- • Attestations de webinaires
- • Comptes-rendus de réunions réseau
- • Notes de conférences ou salons
Types de non-conformités
Non-conformité mineure
- • Veille existante mais peu documentée
- • Sources non formalisées dans une liste
- • Notes de veille irrégulières
Non-conformité majeure
- • Aucune démarche de veille identifiable
- • Absence totale de traces documentées
- • Pratiques non conformes à la réglementation en vigueur
Erreurs fréquentes à éviter
- ×Veille non tracée : vous lisez les actualités mais ne conservez aucune preuve
- ×Sources non identifiées : impossible de lister les sites ou newsletters consultés
- ×Pas de lien avec les pratiques : la veille n'est pas exploitée concrètement
- ×Documents obsolètes : CGV, conventions ou mentions légales non mises à jour
- ×Veille ponctuelle : consultation uniquement avant l'audit
Conseil pratique
Créez un document simple de veille (Word, Excel ou Notion) avec trois colonnes : Date, Source/Sujet, et Action/Impact. Chaque mois, notez les évolutions repérées. Même si aucune modification n'est nécessaire, notez-le : c'est une preuve de veille active.
Et Planor dans tout ça ?
Planor est un logiciel de gestion pour organisme de formation qui facilite de nombreux aspects de la conformité Qualiopi. Concernant l'indicateur 23, voici la situation actuelle :
Actuellement
Planor ne gère pas encore directement la veille légale et réglementaire au sein de l'outil. La démarche de veille (abonnements, notes, suivi des évolutions) reste pilotée par l'organisme via ses propres supports et processus internes.
Bientôt disponible
Des fonctionnalités dédiées à la structuration, la centralisation et la traçabilité de la veille réglementaire sont en cours de développement. Elles permettront de :
- Consigner les sources et abonnements
- Documenter les notes de veille
- Tracer les mises à jour de pratiques
- Disposer de preuves exploitables en audit
Cette évolution s'inscrit dans la volonté de Planor d'accompagner les organismes de formation de manière progressive, réaliste et conforme aux exigences Qualiopi.
Glossaire des termes
Questions fréquentes sur l'indicateur 23
Qu'est-ce que la veille légale et réglementaire pour un OF ?
C'est l'activité de suivi des évolutions du cadre juridique de la formation professionnelle : lois, décrets, arrêtés, circulaires, réformes des financements, évolutions des certifications, RGPD, etc. Elle permet de maintenir ses pratiques conformes.
Quelles sources utiliser pour la veille réglementaire ?
Les sources principales incluent : le site officiel du Ministère du Travail, France Compétences, les OPCO, les fédérations professionnelles (FFP, Synofdes), les newsletters spécialisées (Centre Inffo, Défi Métiers), et les réseaux professionnels.
À quelle fréquence faut-il faire de la veille ?
Il n'y a pas de fréquence imposée, mais une veille régulière est attendue. Une consultation mensuelle des sources clés et une revue trimestrielle approfondie constituent une bonne pratique pour les petites structures.
Comment prouver ma veille à l'auditeur ?
Conservez des traces : liste de vos abonnements et sources, notes de veille datées, captures d'écran d'articles clés, comptes-rendus de réunions sur les évolutions réglementaires, ou tableau de suivi des mises à jour de vos pratiques.
Dois-je modifier mes formations suite à la veille ?
Pas systématiquement, mais vous devez pouvoir démontrer que vous analysez les évolutions et adaptez vos pratiques si nécessaire. Un argumentaire expliquant pourquoi une évolution ne vous concerne pas est aussi une preuve de veille active.
Un logiciel peut-il m'aider pour la veille réglementaire ?
Certains outils permettent de centraliser les notes de veille et les preuves associées. L'essentiel est de pouvoir retrouver rapidement vos traces de veille lors de l'audit, quelle que soit la méthode utilisée.
Besoin d'accompagnement pour votre conformité Qualiopi ?
Planor vous aide sur de nombreux indicateurs Qualiopi. Découvrez comment simplifier votre gestion administrative au quotidien.
Référentiel : Guide de lecture V9 du Référentiel National Qualité (8 janvier 2024)